Se você trabalha com figuras dentro do Word, você deve tomar muito cuidado, pois o Word tem mania de tornar os documentos contendo figuras em arquivos gigantescos. Para você ter uma noção mais exata do problema, fizemos um pequeno teste. Tínhamos um documento do Word com 16 KB de tamanho e três arquivos de figuras a serem inseridos dentro do documento, um com 30 KB, um com 44 KB e outro com 109 KB. Matematicamente, era de se supor que o documento final tivesse 199 KB, já que esse valor que obtemos somando o tamanho de cada arquivo, correto? Só que após termos salvo o nosso documento, ele estava com 2,52 MB de tamanho! Um absurdo!
Como é que o Word consegue transformar um arquivo que deveria ter 199 KB de tamanho em um arquivo gigantesco de 2,52 MB, 13 vezes maior do que o tamanho esperado? A resposta é simples: figuras inseridas no Word são salvas em um padrão que não usa compressão de imagem, ao contrário dos arquivos de imagens que normalmente usamos, como o TIF, o GIF e o JPG.
O macete de se trabalhar com figuras no Word é fazer com que as figuras não sejam inseridas dentro do documento, mas chamadas dos arquivos externos originais. A única desvantagem desse processo é que você não poderá apagar os arquivos originais externos ou as imagens não aparecerão no documento. Ao enviar o documento para algum amigo, você precisará também enviar as figuras separadamente. Mas a vantagem de economizar 1200% de espaço em disco, como vimos no exemplo simples que demos, vale à pena.
Há uma outra vantagem em se usar arquivos externo e não salvar as figuras dentro do documento do Word: caso seja uma figura que no futuro seja alterada, todos os documentos que a utilizem serão automaticamente atualizados modificando-se apenas um arquivo. Por exemplo, imagine que você tem 300 documentos usando uma mesma figura, o logotipo de sua empresa. Se no futuro o logotipo for alterado, em teoria você terá de abrir os 300 documentos e modificá-los um-a-um de forma a conter a nova marca da empresa. Com o macete que explicamos hoje, bastará você modificar um único arquivo (o arquivo de imagem contendo o logotipo da empresa) para que todos os documentos sejam automaticamente atualizados.
O procedimento para inserir figuras no Word sem salvá-las no documento e vinculando elas aos arquivos originais é extremamente simples. Na caixa de diálogo de inserção de figuras (menu Inserir, opção Figura), marque a caixa de verificação "Vincular ao arquivo" e desmarque a caixa "Salvar com documento". Basta selecionar o arquivo de imagem a ser inserido no documento e pronto. A figura não será salva no documento, mas sim chamada do arquivo de imagem original. Com isso o seu documento do Word ficará pequeno, como deve ser.
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Figura 1: Vinculando arquivos de imagens em documentos do Word.
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