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Montando uma Mala Direta no Word

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Aprenda a criar uma Mala Direta, facilmente, usando o aplicativo Microsoft Word.

Gabriel Torres Editor executivo do Clube do Hardware

Com o processador de textos Word você pode facilmente montar uma mala direta para os convidados de uma festa ou para os seus clientes, por exemplo. A grande vantagem é que com o Word você pode facilmente converter sua mala direta para qualquer padrão de etiqueta existente no mercado.

O primeiro passo que você deve fazer é criar uma lista de nomes e endereços. Se você é um profissional liberal ou empresário e ainda não tem uma, é hora de fazê-la! Para isso, crie uma tabela de 6 colunas x n linhas, onde n é o número de pessoas que sua mala direta terá. Se você ainda não sabe quantos endereços sua mala direta terá, comece com 10 e depois se for preciso, basta inserir novas linhas à tabela. Isso é feito através do menu Tabela do Word. Em seguida, na primeira linha da tabela que você criou, escreva as seguintes palavras, uma em cada uma das seis colunas: nome, endereço, bairro, cep, cidade, estado. Se você quiser aproveitar para adicionar outros dados de seus amigos ou clientes, como telefone, celular e e-mail, basta adicionar quantas colunas forem necessárias.

Após criar a tabela, você terá de entrar o nome das pessoas e os demais dados (endereço completo). Não se preocupe com a formatação das etiquetas. Isso será feito automaticamente pelo Word. Salve esse arquivo. Ele será usado como base para a criação das etiquetas.

Agora vem a mágica da ferramenta de mala direta do Word, que criará as etiquetas do tamanho que você quiser com os nomes constantes em sua tabela, de forma automática. Para isso, escolha a opção Mala Direta do menu Ferramentas.

O primeiro passo é criar a estrutura que você quer. Clique no botão Criar e escolha "etiquetas de endereçamento". Note que há também uma opção chamada "cartas modelo", que permite que você imprima cartas personalizadas contendo o nome do seu amigo ou cliente e demais dados que você entrou dentro da carta. Mas vamos nos ater ao processo de criação de etiquetas (o processo de criação de cartas modelo é similar). Ao selecionar essa opção, aparecerá uma janela perguntando onde você quer que as etiquetas sejam criadas. Escolha "Novo doc. principal".

Agora entra o segundo passo, que é dizer ao Word de onde ele vai carregar os dados. Clique na caixa Obter Dados. Das opções existentes, escolha Abrir origem de dados. Você deverá apontar, em seguida, o arquivo que contém a sua lista de endereços. Em seguida, aparecerá uma janela de confirmação com um botão chamado Configurar o documento principal. Simplesmente clique sobre esse botão para aparecer a janela de configuração do tamanho da etiqueta.

Essa janela é a mais importante. Nela há um campo chamado Etiquetas, onde você deverá selecionar o fabricante da etiqueta. A partir do Word 2000 você encontrará um fabricante nacional, a Pimaco. Se sua etiqueta for dessa marca, basta selecioná-la e, no campo abaixo, selecionar o modelo que está escrito no pacote de etiquetas (você tem de comprar as etiquetas antes de efetuar esse processo para saber o modelo exato). Se sua versão do Word for inferior à 2000 ou se a marca de etiqueta não for essa, você deverá escolhe a opção Avery padrão e selecionar, no campo abaixo, o tamanho de etiqueta que você está procurando, conferindo a sua altura, largura e tamanho de página. Por exemplo, se você estiver utilizando etiquetas de 25,4 x 66,7 mm com tamanho de página carta, você acabará selecionando o padrão Avery 5260.

Depois de selecionar a etiqueta, você deverá criar o seu modelo. Simplesmente clique no botão inserir campo e diagrame os campos como que você quer que apareça na etiqueta. Insira todos os campos que você quer que apareça (nome, endereço, bairro, cep, cidade e estado) na ordem correta (da maneira exata que você quer que ele sejam apresentados nas etiquetas.

Para finalizar, clique no botão Mesclar e, em seguida no botão Mesclar da janela que aparecerá e as etiquetas da sua mala direta terão sido criadas.

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