Por Gabriel Torres em 22 de janeiro de 2002
Os arquivos com extensão Doc do Word são arquivos que tendem a ficar gigantescos. Muitas vezes sem a menor necessidade. Muitas vezes temos documentos com poucas páginas ocupando bem mais de 100 KB. Se for um documento onde você tenha inserido uma ou outra figura, o documento facilmente ultrapassa 1 MB de tamanho, o que é um absurdo para um documento gerado por um processador de textos. A verdade é que a maioria dos usuários só começa a sentir que os documentos do Word são gigantescos quando resolvem enviá-los para amigos através de e-mail e o amigo reclama que você enviou um arquivo gigantesco e que demorou séculos para ser baixado!
Documentos de processadores de texto são, por natureza, pequenos. Cada caractere ocupa exatamente 1 byte. Assim, uma página com 70 colunas x 60 linhas de texto teria de ocupar 4.200 bytes, um tamanho ridiculamente pequeno. Isso é verdade somente para documentos em texto puro (extensão Txt). Documentos gerados por processadores de texto, como o Word, inserem informações adicionais, como formatação (tipo de fonte, tamanho da fonte, cor da fonte, se está em negrito, etc). Daí o motivo de documentos gerados por processadores de texto serem maiores do que documentos em texto puro.
No caso específico do Word, o seu problema é que ele insere lixo dentro de seus documentos. Para você ver isso em ação, pegue um documento grande do Word, selecione tudo (Control T), copie para a área de trabalho (Control C), abra um novo documento (Control O), cole o texto (Control V) e salve esse novo documento criado, com um novo nome (Control B). Compare o tamanho dos dois arquivos, o documento original e a cópia criada a partir da opção de copiar e colar. Você verá que o novo documento é menor que o documento original!
O culpado dessa inserção de lixo nos documentos do Word é um recurso que ele possui chamado gravação rápida. Quando esse recurso está habilitado (e ele vem habilitado por default), quando você manda salvar o documento, em vez de ele salvar todo o documento, ele salva somente as modificações efetuadas no documento. Se você salvar o documento várias vezes, você passará a ter internamente um documento que não é o seu texto como ele aparece na tela, mas o texto original e vários pedaços indicando o que você foi modificando no texto entre cada vez que você mandou salvá-lo. Com isso, o documento passa a ter inclusive, de forma oculta, trechos de texto que você acabou apagando recentemente - o famoso lixo que estávamos falando.
A solução para que isso não ocorra mais é desabilitar o recurso de gravação rápida (menu Ferramentas, Opções, guia Salvar, desabilitar a caixa Permitir gravação rápida).
No caso do PowerPoint, você pode diminuir o tamanho dos seus arquivos simplesmente inserindo um slide em branco no início de sua apresentação. Para cada apresentação, o PowerPoint cria uma versão em miniatura do primeiro slide da apresentação e grava junto no arquivo, para ser visualizada quando escolhemos a opção Visualização Rápida quando estamos escolhendo o arquivo que queremos abrir. Se o primeiro slide for cheio de imagens, gráficos, etc, essa miniatura será grande, aumentando o tamanho do arquivo. Quando inserimos um slide em branco no início da apresentação, fazemos com que a miniatura não seja criada, diminuindo assim o tamanho do arquivo.
Se você trabalha com figuras dentro do Word, você deve tomar muito cuidado, pois o Word tem mania de tornar os documentos contendo figuras em arquivos gigantescos. Para você ter uma noção mais exata do problema, fizemos um pequeno teste. Tínhamos um documento do Word com 16 KB de tamanho e três arquivos de figuras a serem inseridos dentro do documento, um com 30 KB, um com 44 KB e outro com 109 KB. Matematicamente, era de se supor que o documento final tivesse 199 KB, já que esse valor que obtemos somando o tamanho de cada arquivo, correto? Só que após termos salvo o nosso documento, ele estava com 2,52 MB de tamanho! Um absurdo!
Como é que o Word consegue transformar um arquivo que deveria ter 199 KB de tamanho em um arquivo gigantesco de 2,52 MB, 13 vezes maior do que o tamanho esperado? A resposta é simples: figuras inseridas no Word são salvas em um padrão que não usa compressão de imagem, ao contrário dos arquivos de imagens que normalmente usamos, como o TIF, o GIF e o JPG.
O macete de se trabalhar com figuras no Word é fazer com que as figuras não sejam inseridas dentro do documento, mas chamadas dos arquivos externos originais. A única desvantagem desse processo é que você não poderá apagar os arquivos originais externos ou as imagens não aparecerão no documento. Ao enviar o documento para algum amigo, você precisará também enviar as figuras separadamente. Mas a vantagem de economizar 1200% de espaço em disco, como vimos no exemplo simples que demos, vale à pena.
Há uma outra vantagem em se usar arquivos externo e não salvar as figuras dentro do documento do Word: caso seja uma figura que no futuro seja alterada, todos os documentos que a utilizem serão automaticamente atualizados modificando-se apenas um arquivo. Por exemplo, imagine que você tem 300 documentos usando uma mesma figura, o logotipo de sua empresa. Se no futuro o logotipo for alterado, em teoria você terá de abrir os 300 documentos e modificá-los um-a-um de forma a conter a nova marca da empresa. Com o macete que explicamos hoje, bastará você modificar um único arquivo (o arquivo de imagem contendo o logotipo da empresa) para que todos os documentos sejam automaticamente atualizados.
O procedimento para inserir figuras no Word sem salvá-las no documento e vinculando elas aos arquivos originais é extremamente simples. Na caixa de diálogo de inserção de figuras (menu Inserir, opção Figura), marque a caixa de verificação "Vincular ao arquivo" e desmarque a caixa "Salvar com documento". Basta selecionar o arquivo de imagem a ser inserido no documento e pronto. A figura não será salva no documento, mas sim chamada do arquivo de imagem original. Com isso o seu documento do Word ficará pequeno, como deve ser.
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Figura 1: Vinculando arquivos de imagens em documentos do Word.
Originalmente em http://www.clubedohardware.com.br/artigos/529
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