De uma forma geral, os modos de visualização do Word permitem adequar o layout da área de trabalho à função realizada no momento. O recurso permite maior versatilidade em ações de organização e visualização. Cada um possui suas vantagens e desvantagens. Por exemplo, o modo Layout de impressão é a form mais próxima da impressão, como o nome já diz, porém ele exige mais memória do PC, enquanto que no modo normal a movimentação de páginas é mais rápida, sendo que este só pode ser utilizado para edição de textos simples.
Já o modo Estrutura de tópicos serve para a visualização clara de toda estrutura do documento, apresentando cada parágrafo como um texto independente.
Por exemplo, se você digitou um texto como rascunho e depois tiver a necessidade de movimentar os seus parágrafos, é mais interessante fazê-lo neste modo, pois você seleciona o parágrafo clicando apenas no marcador e com a barra de ferramentas que é mostrada (com várias setas) é só deslocar o texto para cima ou para baixo. Tecla de atelho: ALT+SHIFT+ SETA PARA BAIXO OU PARA CIMA, bem mais prático que o RECORTAR/COLAR.
Quando você clica em Estrutura do Documento um painel é aberto à esquerda da página listando toda a estrutura do texto, como títulos, por exemplo. Use-o para se deslocar através de textos longos e para saber como está a estrutura do seu documento. É só clicar no tópico que você irá se deslocar para este ponto da página, como se fosse um link.
Espero ter ajudado.