Diminuindo o tamanho dos documentos do Word e do PowerPoint

Introdução

Os arquivos com extensão Doc do Word são arquivos que tendem a ficar gigantescos. Muitas vezes sem a menor necessidade. Muitas vezes temos documentos com poucas páginas ocupando bem mais de 100 KB. Se for um documento onde você tenha inserido uma ou outra figura, o documento facilmente ultrapassa 1 MB de tamanho, o que é um absurdo para um documento gerado por um processador de textos. A verdade é que a maioria dos usuários só começa a sentir que os documentos do Word são gigantescos quando resolvem enviá-los para amigos através de e-mail e o amigo reclama que você enviou um arquivo gigantesco e que demorou séculos para ser baixado!

Documentos de processadores de texto são, por natureza, pequenos. Cada caractere ocupa exatamente 1 byte. Assim, uma página com 70 colunas x 60 linhas de texto teria de ocupar 4.200 bytes, um tamanho ridiculamente pequeno. Isso é verdade somente para documentos em texto puro (extensão Txt). Documentos gerados por processadores de texto, como o Word, inserem informações adicionais, como formatação (tipo de fonte, tamanho da fonte, cor da fonte, se está em negrito, etc). Daí o motivo de documentos gerados por processadores de texto serem maiores do que documentos em texto puro.

No caso específico do Word, o seu problema é que ele insere lixo dentro de seus documentos. Para você ver isso em ação, pegue um documento grande do Word, selecione tudo (Control T), copie para a área de trabalho (Control C), abra um novo documento (Control O), cole o texto (Control V) e salve esse novo documento criado, com um novo nome (Control B). Compare o tamanho dos dois arquivos, o documento original e a cópia criada a partir da opção de copiar e colar. Você verá que o novo documento é menor que o documento original!

O culpado dessa inserção de lixo nos documentos do Word é um recurso que ele possui chamado gravação rápida. Quando esse recurso está habilitado (e ele vem habilitado por default), quando você manda salvar o documento, em vez de ele salvar todo o documento, ele salva somente as modificações efetuadas no documento. Se você salvar o documento várias vezes, você passará a ter internamente um documento que não é o seu texto como ele aparece na tela, mas o texto original e vários pedaços indicando o que você foi modificando no texto entre cada vez que você mandou salvá-lo. Com isso, o documento passa a ter inclusive, de forma oculta, trechos de texto que você acabou apagando recentemente - o famoso lixo que estávamos falando.

A solução para que isso não ocorra mais é desabilitar o recurso de gravação rápida (menu Ferramentas, Opções, guia Salvar, desabilitar a caixa Permitir gravação rápida).

No caso do PowerPoint, você pode diminuir o tamanho dos seus arquivos simplesmente inserindo um slide em branco no início de sua apresentação. Para cada apresentação, o PowerPoint cria uma versão em miniatura do primeiro slide da apresentação e grava junto no arquivo, para ser visualizada quando escolhemos a opção Visualização Rápida quando estamos escolhendo o arquivo que queremos abrir. Se o primeiro slide for cheio de imagens, gráficos, etc, essa miniatura será grande, aumentando o tamanho do arquivo. Quando inserimos um slide em branco no início da apresentação, fazemos com que a miniatura não seja criada, diminuindo assim o tamanho do arquivo.